Usein kysyttyjä kysymyksiä asiakirjaviestinnästä

  • Miksi otsikon molemmin puolin laitetaan tyhjä rivi?
    • Tyhjä rivi ennen ja jälkeen otsikon parantaa asiakirjan luettavuutta ja nostaa otsikon paremmin näkyviin. Tällöin jo silmäilemällä otsikot läpi saa hyvän kuvan asiakirjan sisällöstä.


  • Miten asiakirjan asettelun standardi on muuttunut vanhaan versioon nähden?
    • Standardin otsikko on muutettu
    • Mitat on useimmiten ilmoitettu senttimetreissä millimetrien sijasta
    • Standardia on havainnollistettu kuvien avulla.
    • Tietokenttiä ovat ylä- ja alareunaan sijoittuvat tunnistetiedot, vastaanottajan osoitetiedot sekä asiakirjan asiasisältö
    • Asiakirjan yläreunan tunnistetietoja on täsmennetty ja niiden toistamisen tärkeys joka sivulla tuotu esille. Asiakirjan alareunaan sijoitettavat laatijaorganisaation yhteystiedot ovat osa tunnistetietoja.
    • Tunnistetiedot ja otsikot kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muuten pienaakkosin.
    • Lisätty ohjeistusta otsikoinnista, allekirjoituksesta sekä liitteiden, jakelun ja tiedoksi saattamisen merkityksestä.
    • Annettu suositus taulukoiden, kuvien tai kaavioiden sijoittamisesta tekstiin, ala- ja loppuviitteistä sekä sisällysluettelon laadinnasta.


  • Tarvitseeko/saako riippuvaa sisennystä enää opettaa?
    • Riippuvan sisennyksen opettaminen on edelleen tärkeää. Erityisesti lyhyissä asiakirjoissa, joissa ei tarvita sisällysluetteloa, riippuvan sisennyksen käyttö on suositeltavaa.


  • Mitä ovat välistykset?
    • Kappalevälistykset ovat tekstinkäsittelyssä asettelua helpottava ja nopeuttava tekijä. Tällöin tyyliin on määritelty, minkä verran tyhjää tilaa ennen ja jälkeen Enter-lyönnin jälkeen jää - näin esimerkiksi kappaleiden välit eli kappalevälistykset hoituvat automaattisesti.


  • Mihin logo sijoitetaan?
    • Logo suositellaan sijoitettavan ensisijaisesti asiakirjan vasempaan yläkulmaan, 1 cm:n suoja-alueen ympäröimänä.


  • Miksi asiakirjan otsikot kirjoitetaan pienillä kirjaimilla?
    • Asiakirjan lukeminen ja tietojen hahmottaminen on helpompaa, kun kaikki tekstit on kirjoitettu samalla tavalla.


  • Miten laaditaan kaksikielisiä asiakirjoja?
    • Suositus on, että asiakirja on yksikielinen. Tarvittaessa siitä tehdään eri versiot useammalle kielelle.


  • Mihin yksityishenkilö sijoittaa yhteystietonsa asiakirjassa, esimerkiksi työhakemuksessa?
    • Yksityishenkilö voi sijoittaa yhteistietonsa joko ylätunnisteeseen, pääosin vasempaan reunaan riveille 1 -4. Myös alatunnisteen käyttö yhteystietojen osalta on mahdollista.


  • Mitä tietoja käyntikorttiin tulee ja miten?
    • Käyntikortissa on pääsääntöisesti seuraavat tiedot: organisaatio, henkilö, titteli (ja osasto), osoitetiedot, puhelin- ja matkapuhelinnumero, mahdollinen faksinumero, sähköposti- ja verkkosivuosoite. Myös muita tietoja (esim. sosiaalisen median tietoja) käyntikortissa voi olla. Lisäksi käyntikortissa näkyy usein organisaation logo.


  • Tuleeko suuntanumero edelleen sulkeisiin?
    • Viestintäviraston suosituksen mukaisesti sulkeita ei suositella käytettävän, vaan suuntanumero on kiinteä osa puhelinnumeroa. Tällöin suuntanumero kirjoitetaan omaksi ryhmäkseen ilman sulkeita, esimerkiksi 09 1234 5678 tai +358 9 1234 5678


  • Mikä kirjoitusmuoto on oikein: nimenselvennys, nimenselvennös vai nimen selvennys?
    • Asiakirjaviestintäkomitea suosittelee käyttämään termiä nimenselvennys.

Standardisoinnin oppilaitosportaali SFSedu

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry  /  Malminkatu 34, 00100 HELSINKI  /  puh. 09 149 9331  /  Rekisteriseloste